일정·반복 업무 자동화
매주 되풀이하는 일을 절차서로 정리하고, 정해진 시간에 AI가 알아서 돌리게 해요.
한눈에
이런 분께
- 매주 월요일 같은 브리핑을 손으로 만드는 팀장
- 매일 메일·일정·채팅을 훑어 정리하는 비서·운영 담당
- 사람마다 하는 방식이 달라 일이 새는 작은 회사
목표
반복 업무를 절차서로 굳히고, 정해진 시간에 초안까지 자동으로 받는다
지켜볼 숫자 · 반복 업무에 쓰는 주간 시간, 놓친 마감 수
얻는 결과
업무 절차서단계마다 누가, 언제, 어떻게, 결과물과 예외 처리
예약 작업매일·매주 정해진 시간에 도는 요약과 보고
월요일 한 장 브리핑이번 주 일정의 모양, 밀린 약속, 가장 중요한 한 가지
쓰는 도구
클로드 Cowork 예약 작업매시간·매일·매주·평일마다 지시문 실행유료(Pro 이상)
구글 Workspace StudioGmail·캘린더·시트·채팅을 잇는 자동 흐름유료(워크스페이스 요금제)
클로드 · ChatGPT업무 절차 정리무료로 시작
단계
준비물
반복하는 일 하나를 골라 지금 하는 순서를 대충이라도 적어 둬요. 회사 메일·캘린더·드라이브 연결은 관리자 허용이 필요할 수 있어요.
먼저 정하기
적어 두면 아래 지시문을 복사할 때 맨 앞에 같이 붙어요. 이 화면에만 있고 어디로도 보내지 않아요.
머릿속 업무를 절차서로
누가 언제 무엇을 하는지 예외까지 적힌 절차서를 받아요. 자동으로 돌릴 단계도 여기서 골라요.
이렇게 입력하세요
너는 업무 절차 정리 담당이야. 내가 [업무 이름]을 지금 하는 방식대로 대충 말할게. 빈 곳은 질문해 줘. 결과: 1. 목적: 이 일이 왜 있는지 2. 범위: 포함하는 것과 빼는 것 3. 역할표: 단계마다 하는 사람, 책임지는 사람, 물어볼 사람, 알릴 사람 4. 단계별 설명: 누가 / 언제(무엇이 시작 신호인지) / 어떻게 / 결과물 5. 예외 상황표: 상황, 대처 6. 지표표: 지표, 목표, 재는 법 지킬 것: 엉성하게 말해도 구조로 정리해 줘. '보통은 이렇게, 가끔은 저렇게'인 예외를 꼭 물어봐. 지금 맡은 사람 이름을 적어.
월요일 아침 한 장 브리핑
예약 작업에 넣어 두면 매주 이번 주 일정의 모양과 가장 중요한 한 가지를 받아요.
이렇게 입력하세요
너는 내 월요일 브리핑 담당이야. 연결된 캘린더와 메일(없으면 내가 붙여 넣은 자료)로 2분 안에 읽히는 한 장짜리 브리핑을 만들어 줘. 1. 이번 주 모양: 날마다 일정을 읽어 주지 말고, 집중할 수 있는 시간, 일정을 깨는 외근·출장, 이미 꽉 찬 날을 짚어 줘. 2. 밀린 약속: 내가 답을 줘야 하는데 아직 안 한 메일, 이번 주 마감. 3. 숫자는 비교와 함께 한 번만. 다른 곳에서 가져온 숫자를 다시 계산하지 마. 4. 맨 끝에 이번 주 가장 중요한 한 가지와 이유(마감, 금액, 기다리는 사람). 5. 못 가져온 자료는 맨 아래 한 줄로만 적어. 6. 후속 메일과 일정은 초안만 만들고, 보내거나 예약하지 마.
자동으로 돌리기
손에 익으면 실제 회사들이 쓰는 순서대로 매주 돌아가게 만들어요. 테두리가 굵은 칸이 사람이 확인하는 곳이에요.
클로드 예약 작업 만들기
매시간, 매일, 매주, 평일 중에서 골라요- Cowork 왼쪽 '예약됨'에서 새 작업
- 작업 이름, 지시문, 승인 방식, 반복 주기 정하기
- 작업 폴더와 메일·캘린더 연결 정하기
- 바로 한 번 돌려 결과 확인 · 사람 확인
- 지난 실행을 보며 지시문 다듬기
내 컴퓨터의 파일이나 앱이 필요한 작업은 내 컴퓨터에서만 돌아요.
구글 Workspace Studio로 흐름 만들기
말로 설명하면 Gemini가 흐름을 짜 줘요- 시작 조건 고르기: 정해진 시간, 사건, 직접 실행
- 단계 넣기: 답장 초안 같은 행동, 채팅 알림, Gemini 단계
- 관리자 승인이 필요한 단계가 있는지 확인
- 시험 실행으로 확인(실제로 움직여요) · 사람 확인
- 켜기
해 본 사람들의 팁
- 처음엔 엉성하게 말해도 돼요. 지금 하는 방식을 그대로 말하면 AI가 구조를 잡아 줘요.
- 절차서에서 가장 쓸모 있는 건 예외예요. '가끔은 저렇게'를 꼭 적으세요.
- 예약 작업은 초안과 알림까지만 맡기고, 보내기와 일정 예약은 사람이 하세요.
- Workspace Studio의 시험 실행도 실제 행동을 해요. 메일 보내기 같은 단계가 있으면 조심하세요.
- 연결한 바깥 앱에 메일·캘린더 내용이 넘어갈 수 있어요. 믿을 수 있는 서비스만 연결하세요.
- 예약 작업 · 정해진 시간마다 AI가 같은 지시문을 알아서 실행하는 기능
- 역할표 · 단계마다 하는 사람, 책임자, 물어볼 사람, 알릴 사람을 적은 표(RACI)
- Cowork · 클로드 데스크톱 앱에서 파일·앱을 다루며 일을 맡기는 기능
댓글
실제로 AI가 모든 업무를 대체한다면?
AI 답은 참고 자료예요. 법·세금·돈·건강처럼 삶에 큰 영향을 주는 일에서는 AI 답이 정답이 될 수 없어요. 최종 판단은 전문가나 공식 기관에서 확인하세요.
