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문서·보고서 초안과 요약

주간 보고서 틀을 채우고, 긴 문서는 근거 문장부터 뽑아 요약해 줘요.

한눈에

이런 분께

매주 상사에게 진행 보고를 올리는 실무자
긴 계약서·제안서를 빨리 파악해야 하는 담당자
업무 매뉴얼을 처음 만들어야 하는 팀장

목표

보고서 쓰는 시간을 줄이고, 읽는 사람이 첫 세 줄에서 판단하게 한다

지켜볼 숫자 · 보고서 작성 시간, 보고 뒤 되묻는 질문 수

얻는 결과

주간·월간 보고서첫 요약, 상태(정상·주의·위험), 지표표, 위험, 결정할 것

근거 붙은 요약문서에서 그대로 옮긴 문장과 그에 기댄 요약

고친 곳이 남는 수정본워드 변경 내용 추적으로 하나씩 받아들이기

쓰는 도구

클로드 · ChatGPT보고서 초안, 긴 문서 요약무료로 시작

Claude for Word워드 안에서 요약과 수정, 고친 곳은 변경 내용으로 표시유료(Pro 이상)

구글 문서 · 워드완성본 정리와 공유무료

단계

준비물

보고서라면 이번 주 한 일, 진행 중인 일, 숫자(목표와 실제)를 적은 메모를 준비해요. 요약이라면 원문 파일을 준비하고요.

먼저 정하기

적어 두면 아래 지시문을 복사할 때 맨 앞에 같이 붙어요. 이 화면에만 있고 어디로도 보내지 않아요.

누가 읽나요?읽는 사람이 무엇을 정해야 하나요?어떤 자료를 넣나요?무엇은 내가 확인하나요?

주간 보고서 초안

처음 서너 문장만 읽어도 상황이 보이는 보고서 틀을 채워 줘요.

이렇게 입력하세요

너는 보고서 작성 담당이야. 아래 메모로 [주간 / 월간] 보고서를 써 줘. 읽는 사람은 [대표]야.

1. 첫 요약: 3~4문장. 잘 가는 것, 주의할 것, 이번 성과.
2. 전체 상태: 정상 / 주의 / 위험 중 하나.
3. 지표표: 지표, 목표, 실제, 흐름(오름·내림·그대로), 상태.
4. 이번에 끝낸 일.
5. 진행 중인 일표: 일, 담당, 상태, 예정일, 메모.
6. 위험과 문제표: 내용, 영향, 대응, 담당.
7. 결정이 필요한 것표: 결정할 것, 왜 중요한지, 기한, 내 추천.
8. 다음 기간 우선순위 3개.

지킬 것: 바쁜 사람은 처음 세 줄만 읽어. 위험은 숨기지 말고 일찍 드러내. 결정할 것마다 추천을 붙여. 합계가 안 맞거나 메모에 없는 숫자는 지어내지 말고 그렇다고 적어.

긴 문서, 근거부터 뽑고 요약

관련 문장을 먼저 그대로 옮기게 한 뒤 요약해서, 문서에 없는 말이 덜 섞여요.

이렇게 입력하세요

<documents>
  <document index="1">
    <source>[파일 이름]</source>
    <document_content>
[문서 붙여 넣기]
    </document_content>
  </document>
</documents>

위 문서를 읽고 이 순서로 해 줘.
1. 내 질문과 관련된 부분을 문서에서 그대로 옮겨 <quotes> 안에 적어. 몇 번 문서의 어느 부분인지도.
2. 옮긴 문장만 근거로 요약해 <summary> 안에 적어.
3. 문서에 없는 내용은 '문서에 없음'이라고 적어.

내 질문: [예: 이 계약에서 우리가 해야 할 일과 기한은?]

자동으로 돌리기

손에 익으면 실제 회사들이 쓰는 순서대로 매주 돌아가게 만들어요. 테두리가 굵은 칸이 사람이 확인하는 곳이에요.

긴 문서는 위에, 질문은 맨 끝에

질문을 끝에 두면 답 품질이 최대 30% 좋아졌어요(Anthropic 시험)

문서를 지시문 맨 위에 붙이기
여러 문서면 문서마다 이름표 붙이기
관련 문장을 먼저 그대로 옮기게 하기
옮긴 문장만으로 요약하게 하기
사람이 원문과 맞춰 보기 · 사람 확인

워드 안에서 고치고, 고친 곳은 표시로 남기기

모든 수정을 받아들이거나 거절할 수 있어요

워드에서 Claude 추가 기능 열기
문단을 고르고 '짧게, 수동태 줄여서' 같은 지시
변경 내용 추적을 켜 두면 고친 곳이 표시로 남음
하나씩 받아들이거나 거절하기 · 사람 확인

해 본 사람들의 팁

바쁜 사람은 보고서 처음 세 줄만 읽어요. 결론과 상태를 맨 위에 두세요.
위험은 일찍, 솔직하게 적으세요. 뒤늦은 깜짝 소식이 신뢰를 깎아요.
결정할 것엔 내 추천을 같이 붙이세요. 읽는 사람이 바로 정할 수 있죠.
업무 매뉴얼을 만들 땐 '보통은 이렇게, 가끔은 저렇게' 하는 예외를 꼭 넣으세요. 그게 가장 쓸모 있는 부분이에요.
바깥에서 받은 문서엔 AI를 속이는 숨은 지시가 있을 수 있어요. 믿을 수 있는 문서에만 수정을 맡기세요.
변경 내용 추적 · 워드에서 고친 곳을 지운 줄과 새 글자로 남겨 두는 기능
태그 · <document>처럼 꺾쇠로 글 묶음에 이름표를 붙이는 방법

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