거래 분류·장부 정리

통장·카드 거래를 우리 계정과목에 맞춰 AI가 분류하고, 애매한 것만 골라 물어봐요.

한눈에

이런 분께

통장·카드 내역을 엑셀로 내려받아 직접 분류하는 1인 사업자
장부를 직접 쓰면서 매달 분류 기준이 흔들리는 소상공인
매달 거래 수백 건에 계정과목을 붙이는 회사 경리

목표

매달 거래 분류를 같은 기준으로 끝내고, 사람은 애매한 것만 본다

지켜볼 숫자 · 월말에 남은 분류 안 된 거래 건수

얻는 결과

분류된 거래표거래마다 계정과목과 고른 근거(규칙·기존 과목·새 제안)

내가 정할 목록처음 보는 거래처나 두 과목 다 될 수 있는 거래, 추천 과목과 이유

분류 규칙표자주 나오는 거래처 → 과목 규칙, 다음 달에 그대로 씀

쓰는 도구

ChatGPT · 클로드지시문 실행, 거래 내역 파일 읽기무료로 시작

인터넷뱅킹 · 카드사 홈페이지거래 내역 엑셀 내려받기무료

구글 시트 · 엑셀분류표와 규칙표 쌓기무료

n8n통장 PDF를 읽어 시트에 한 줄씩 옮기기오픈소스

Actual Budget + actual-ai장부 앱에 들어온 거래를 AI가 자동 분류(고급)오픈소스

단계

준비물

통장과 카드사에서 지난달 거래 내역을 엑셀로 내려받아요. 날짜, 적요(거래 설명), 금액, 입금·출금 열이 있으면 돼요. 쓰고 있는 계정과목 목록과 지난달 분류해 둔 표가 있으면 같이 넣어요.

먼저 정하기

적어 두면 아래 지시문을 복사할 때 맨 앞에 같이 붙어요. 이 화면에만 있고 어디로도 보내지 않아요.

어떤 과목으로 나누나요?늘 같은 과목으로 가는 거래처는?어떤 자료를 넣을 건가요?무엇은 내가 직접 정하나요?

거래마다 과목 하나씩 고르기

정해 둔 과목과 규칙 안에서만 고르게 해서, 매달 같은 기준으로 분류돼요.

이렇게 입력하세요

너는 장부 정리 도우미야. 첨부한 거래 내역의 거래마다 계정과목을 하나씩 골라 줘.

우리 계정과목 목록:
[여기에 붙여 넣기. 예: 매출 / 원재료 / 임차료 / 통신비 / 소모품비 / 복리후생비]

우리 규칙:
[예: 적요에 '통신'이 있으면 → 통신비]
[예: 적요에 '본인 이체'가 있으면 → 분류하지 않음]

거래마다 이 셋 중 하나로 답해.
- 규칙: 맞는 규칙이 있으면 규칙 이름과 그 과목. 규칙이 '분류하지 않음'이면 과목을 지어내지 말고 비워 둬. 새 과목으로 돌리지도 마.
- 기존: 맞는 규칙은 없지만 목록에 맞는 과목이 있으면 그 과목.
- 새 과목: 목록에 맞는 게 없을 때만 새 과목 이름과 묶을 큰 분류를 제안.

결과는 표로만: 날짜 / 적요 / 금액 / 답 종류(규칙·기존·새 과목) / 과목 / 규칙 이름.
표 앞뒤에 다른 말은 붙이지 마.

애매한 거래만 골라 묻기

거래처의 지난 분류를 가장 믿을 근거로 쓰고, 확신 없는 건 추측 대신 질문 목록으로 넘겨요.

이렇게 입력하세요

너는 우리 회사 장부 담당이야. 첨부한 이번 달 거래와 지난 3개월 분류표를 보고 계정과목을 붙여 줘.
1. 같은 거래처를 예전에 어떤 과목으로 분류했는지가 가장 강한 근거야. 대부분은 그대로 따라.
2. 한 결제에 여러 용도가 섞였으면(예: 자재상 영수증 하나에 현장 세 곳) 품목대로 나눠. 품목에 안 나와 있으면 나눠 달라고 물어.
3. 처음 보는 거래처, 처음 보는 품목, 원가인지 일반 경비인지 둘 다 될 수 있는 거래는 '내가 정할 것' 목록에 넣어. 추천 과목과 이유를 같이 적어.
4. 우리 계정과목 목록에 있는지 확인 못 한 과목 이름을 쓸 때는 '확인 필요'라고 붙여.
5. 결과는 두 덩어리: 바로 반영할 것(표), 내가 정할 것(표).
6. 장부에 직접 넣지는 마. 내가 보고 좋다고 하면 그때 넣을 파일로 만들어.

자동으로 돌리기

손에 익으면 실제 회사들이 쓰는 순서대로 매주 돌아가게 만들어요. 테두리가 굵은 칸이 사람이 확인하는 곳이에요.

채팅 한 줄로 경비 적기

n8n 템플릿 조회 1.7만 회

채팅에 '내용; 금액; 날짜' 한 줄 보내기
AI가 금액·내용·날짜 칸으로 나누기
구글 시트에 새 줄로 저장 · 사람 확인
저장된 값을 채팅으로 돌려받아 확인

통장 PDF를 시트로 옮기기

손으로 옮겨 적던 통장 내역을 거래마다 한 줄로

통장 PDF를 드라이브 폴더에 넣기
PDF에서 글자 꺼내기
제미나이가 거래마다 날짜·내용·금액·입출금·잔액으로 정리
시트에 한 줄씩 추가 · 사람 확인
합계를 원본 통장과 맞춰 보기

글자로 된 PDF만 돼요. 스캔본은 글자 읽기(OCR)를 먼저 거쳐야 해요. 원문은 민감한 통장이면 무료 키 대신 유료 키를 쓰라고 해요(무료 사용분 데이터는 구글이 제품 개선에 쓸 수 있음).

해 본 사람들의 팁

같은 거래처는 지난번과 같은 과목으로 가는 게 기본이에요. 그래서 첫 달에 꼼꼼히 만든 분류표가 다음 달 정확도를 정해요.
자주 나오는 거래처는 규칙으로 만들어 두세요. '분류하지 않음' 규칙(예: 내 통장끼리 이체)도 넣어 두면 AI가 엉뚱한 과목을 붙이지 않아요.
통장 내역을 옮긴 뒤엔 꼭 합계를 원본 통장과 맞춰 보세요.
중복 의심은 같은 금액·같은 거래처·5일 안쪽이 다 맞을 때 표시하세요. 정기 결제와 헷갈리지 않아요. 다만 3주 떨어진 이중 결제는 이 기준으로 못 잡으니 의심 가는 거래처는 기간을 넓혀 보세요.
국세청 사업용 신용카드는 사업 경비에만 쓰는 카드를 등록하는 제도예요. 사업 지출을 그 카드로 모으면 개인 지출을 가려내는 일이 줄어요.
계정과목 · 돈이 들어오고 나간 이유를 나누는 이름표(예: 임차료, 통신비)
적요 · 통장 내역에 찍히는 거래 설명 글

실제로 AI가 모든 업무를 대체한다면?

AI 답은 참고 자료예요. 법·세금·돈·건강처럼 삶에 큰 영향을 주는 일에서는 AI 답이 정답이 될 수 없어요. 최종 판단은 전문가나 공식 기관에서 확인하세요.